Einarbeitung neue Kollegin

Hallo zusammen,
kurz zur Situation:
- Arbeit im Büro (Sachbearbeitung/Disposition in der Möbelbranche)
- bisher 3 Frauen im Büro (31 (ich), 31 und 55 Jahre alt) + Chef (35 Jahre)
- seit 1. Februar ist die neue Kollegin da (21 Jahre), aus Ausbildung/Beschäftigung Einzelhandel übernommen

Wir waren bis Ende 2018 noch 6 Damen im Büro, 3 haben gekündigt (waren auch zu viele) und neu kam oben genannte Kollegin als "Ersatz" / Unterstützung. Wir haben zwar zeitweise doch Stress, weil wir eben auch viel Zusatzarbeit übernommen haben, aber ich und meine 2 Kolleginnen waren meiner Meinung nach von Anfang an motiviert die neue Kollegin möglichst gut aufzunehmen und einzuarbeiten.
Beim Probearbeitstag war auch alles ok, sie war interessiert, wollte direkt Aufgaben nach 1-2 mal Zuschauen selbst machen und hat sich auch gut angestellt.

Wir haben uns zusammen mit dem Chef Gedanken gemacht, wie die Einarbeitung laufen soll und waren uns einig erstmal mit den "einfachen" Themen anzufangen und später erst mit mehr Verantwortung weiterzumachen.
Leider funktioniert das irgendwie nicht so gut..

Sie wirkt oft unkonzentriert, macht noch immer viele Fehler (selbst bei sehr einfachen Aufgaben), "huddelt" alles oft hin ohne sich Zeit zu nehmen um mal darüber nachzudenken, vergisst oft wichtige Aufgaben und kann sich vor allem selbst nicht organisieren. Sie machte sich bisher oft Notizen in ein kleines Notizbuch, aber die sind teilweise so krude und ohne Kontext notiert, dass es mich nicht wundert, dass sie dann damit auch nicht arbeiten kann.

Ich habe ihr auch schon oft vorgeschlagen z.B. bei der EDV von jedem Schritt einen Screenshot zu machen, ihr auszudrucken und sie kann sich darauf dann Notizen machen, was sie in welcher Reihenfolge anklicken muss, aber selbst das macht sie dann nicht.
Ich habe auch meiner Meinung nach genug Geduld (keiner kann alles sofort) mit ihr, aber wenn sie mich zum 10. Mal das selbe fragt, werde ich dann manchmal doch etwas kurz angebunden und mache Dinge dann oft einfach selbst, weil es schneller geht.

Weiteres Problem ist, dass sie auch absolut keine Ahnung vom PC hat. Sie klickt immer wie wild durch die Gegend, die Arbeit mit Excel (wird oft gebraucht) und Outlook oder generell Windows (Ordner erstellen, Dateien kopieren und einfügen etc.) ist teilweise doch mühsam, weil sie gar nicht versteht, wie das funktioniert (Drag and Drop z.B.).

Weil sie doch recht unsicher und schüchtern ist, vor allem unserem Chef gegenüber, habe ich vorgeschlagen, dass wir uns als Kolleginnen mal mit ihr hinsetzen und ein kleines Feedback-Gespräch machen.
Es ginge schlussendlich doch darum, ob sie nach der Probezeit übernommen wird. Ich will sie nicht vor den Kopf stossen oder vorzeitig urteilen, aber ich habe wirklich Magengrummeln auch im Hinblick auf die Aufgaben wo sie dann mehr Verantwortung hätte.

Nun bin ich mir einfach unsicher, ob meine Erwartungen nach 2 Monaten zu hoch sind (vor allem weil sie noch so jung ist) oder ob sie eventuell tatsächlich nicht geeignet ist für den Job?

Danke für euer Feedback!

Ich habe in Oktober eine Freundin von mir für eine Stelle bei uns geworben. Sie wurde meine direkte Kollegin. Mit der Zeit hat sie sich als Griff ins Klo herausgestellt. Gespräche haben nicht geholfen. Es hat sich sogar zu einer Feindschaft zwischen uns entwickelt. Am Ende sieht es so aus: sie wurde in eine andere Abteilung versetzt, mir hat man einen Aufhebungsvertrag angeboten und gegen meinen Willen von der Arbeit freigestellt. Ich bin 53 Jahre alt und seit 13 Jahren im Unternehmen...

Klingt für mich wirklich so, als wäre der Job nicht so ihres. Nach 2 Monaten sollte man komplett selbstständig arbeiten können. Höre ich zum ersten mal, das man 2 ganze Monate eingelernt wird.
Das man ab und an noch Fragen hat, kann sein und ist völlig ok, aber das man nach 2 Monaten nichts alleine machen kann, soll ein deutliches Signal dafür sein, das sie Person an dieser Stelle falsch ist.

Als einfacher Sachbearbeiter kann man möglicherweise in zwei Monaten selbständig arbeiten.
In komplexeren Berufen dauert die Einlernphase viel länger, z.B. Ingenieure, Entwickler, aber auch im Marketing oder als Jurist.
Entscheidend ist, ob sie ernsthaftes Interesse an der Tätigkeit und guten Willen mitbringt.
Wenn das vorhanden ist, kann man auch nicht so intelligente Menschen für einfachere Tätigkeiten in den Betrieb einbinden.

Ich würde noch nicht endgültig urteilen, aber tendenziell ist es ein eher schlechtes Zeichen.
Am Ende zählt auch, welche Bereiche ihr für sie aufgehoben habt. Es muss ja nicht jeder die komplexen Fälle bearbeiten usw. Es gibt bestimmt Routinesachen, die sie dann machen könnte.

Vielen Dank für eure Antworten.

Eigentlich sollte die Neue eine vollwertige Mitarbeiterin werden, d.h. sie kann mich und meine Kolleginnen zu 100% vertreten, weil sie eben überall eingearbeitet ist und jedes Thema mal bearbeitet hat. Wir haben uns die Aufgaben zwar nach Vorliebe und Können aufgeteilt, aber eigentlich können wir alle alles was an Arbeit anfällt.
Und das ist eben nicht nur schlichte Sachbearbeitung, sondern man muss bei uns mitdenken, eigenständig arbeiten und je nachdem was für ein Fehler gemacht wird, kanns für den Betrieb auch teuer werden, d.h. es muss auch präzise und sauber sein.

Ich bin selbst erst seit ca. 4 Jahren da, aber ich habe quasi nach einem halben Jahr bereits die volle Vertretung übernommen und war zu Weihnachten ca. 3-4 Tage komplett alleine im Büro. Ebenso war meine Einarbeitung damals eher so "hier, dein Arbeitsplatz, mach was draus" und ich habe mich durchgebissen und durchgefragt.

Das sehe ich bei ihr halt überhaupt nicht und sie hat nach den 2 Monaten vielleicht 20% der Aufgaben gesehen/gelernt die eben anfallen. Wir trauen uns gar nicht ihr schneller neue Aufgaben zu geben.

Ich überlege, ob ich ihr halt meine Dokumentationen überlassen soll (ich habe mir Anleitungen geschrieben für verschiedene Prozesse), aber andereseits finde ich halt jeder sollte sich auch selbst mal was erarbeiten und so notieren, dass er es auch versteht. Andererseits würde es uns evtl. die Arbeit vereinfachen, weil sie dann (hoffentlich) nicht mehr so viel Unterstützung braucht.

Vielleicht hat noch jemand Input, was ich/wir noch anders machen können außer "vormachen + erklären -> selbst machen lassen mit Hilfe -> selbst machen lassen nur noch mit Nachkontrolle" 😕

Wenn sie sich noch nicht mal mit den Grundlagen des PC auskennt, kannst Du es im Grunde vergessen. Das wird nix mehr.

Sehe ich leider auch so.
21 Jahre alt, aber keine Ahnung vom PC. Das wird nichts in einem Beruf, in dem viel am PC gearbeitet wird. Grundlagen muss man da können, z. B. selbstständig seine Ordnerstruktur organisieren, Outlook bedienen können, Excel-Grundlagen usw.
Hat sie denn Fortschritte am PC gemacht? Ist sie gewillt diese zu machen? Übt sie z. B. zu Hause?

Sie soll für euch ja nach ihrer Einarbeitung eine Entlastung sein. Sieht nicht so aus als würde das in absehbarer Zeit klappen.

Was ist dein Aufgabengebiet du? Und was verdienst du?

Ich würde es bei zwei Monaten davon abhängig machen, ob sie charakterlich geeignet ist. Ist sie pünktlich, fleißig, engagiert, motiviert und ihr kämt ansonsten gut miteinander aus? Dann versucht mal ihr weniger verschiedene Aufgaben zu geben, so dass sie sich auf ein paar wenige Arbeitsabläufe konzentrieren kann. Außerdem könntet ihr ihr nahelegen, noch einen PC-Grundkurs an der VHS (oder sonstwo) zu belegen. Die paar Euro sollten es auch dem AG wert sein.

Nochmal kurz als Erklärung, weil das angesprochen wurde: Wir haben mit unserem direkten Chef ein sehr gutes Verhältnis, es wird immer offen über alles gesprochen, was uns oder das Unternehmen/die Abteilung betrifft. Er sitzt auch quasi bei uns mit im Büro (extra Raum aber Tür ist immer offen), d.h. er hört vieles was gesprochen wird und natürlich auch was sie so macht. Wir besprechen auch alles mit ihm, er lässt uns aber viele Freiheiten, für eigene Entscheidungen und Ideen. Insofern möchte ich ihm da gar keinen Vorwurf machen. Er trägt die Verantwortung, aber schlussendlich hat er natürlich auch nicht den kompletten Einblick wie was funktioniert und was wie gemacht werden muss, d.h. die Einarbeitung muss natürlich von uns als Kolleginnen übernommen werden.

Das ist so auch in Ordnung, man kann es sehen als hätte die neue Mitarbeiterin quasi 3 "Paten", weil wir alle drei für sie und ihre Einarbeitung zuständig sind.

Wie gesagt, ich habe auch vollstes Verständnis, dass sie noch unsicher ist.. neuer Job in einem anderen Feld, noch sehr jung, schlechte Erfahrungen aus der Ausbildung. Aber gerade dann verstehe ich halt nicht, wieso sie sich dann nicht richtige Notizen macht oder mal den Leerlauf nutzt, um ihre Notizen auf Fordermann zu bringen (hatt ich ihr auch mehrfach angeboten!) Wir sagen ihr auch quasi täglich, dass sie uns fragen soll, wenn sie etwas nicht versteht. Macht sie auch, aber eben: wenn die selbe Frage 10 Mal auftaucht, dann frage ich mich halt wo der Fehler liegt - bei ihr oder bei uns?

Oftmals wirkt sie auch wirklich abwesend, reagiert nicht, wenn man sie anspricht und beteiligt sich absolut nicht an Gesprächen.
Wenn der Feierabend naht, verschwindet sie teilweise so schnell, dass man nur noch den leeren Stuhl drehen sieht. Meine zwei Kolleginnen oder auch der Chef stehen manchmal einfach noch so im Büro oder draussen und quatschen ein bisschen (privat oder auch wegen der Arbeit). Das wird von ihr auch komplett ignoriert... ich meine ich verlange das von niemanden, aber um sich am Anfang vllt auch ein bisschen privat kennenzulernen würde ich sowas persönlich immer nutzen.
Es macht halt auch auf mich den Eindruck als ginge ihr die Arbeit sonst wo vorbei.. arbeiten um Geld zu verdienen und Kopf auszuschalten.

Es ist einfach insgesamt ein Mix aus: zeigt nicht wirklich Interesse, versteht/lernt recht langsam, unsaubere Arbeit, schlechte Eigenorganisation, Qualifikation auch eher so naja (siehe PC-Kenntnisse oder auch Fremdsprachen)

Ich bin mir unsicher, ob das halt mit der Zeit noch besser wird.. es sind so viele Baustellen die eigentlich gefixt werden müssen, aber ich bin halt fast der Meinung, dass dafür keine Einarbeitung nötig ist, sondern fast eine neue Ausbildung.

Wir haben momentan auch eine Azubine im Büro und ich ertappe mich oft dabei, dass ich quasi beide im selben Satz anspreche. Dabei ist die eine die Azubine und die andere meine KOLLEGIN.

Das mit der Nachkontrolle machen wir eigentlich auch von Anfang an so. Manchmal bereitet sie etwas vor und ich kontrolliere es mit ihr zusammen. Manchmal kontrolliere ich ihre Arbeit auch "heimlich", sprich ich schaue z.B. die von ihr gesendeten E-Mails an. Und eben da sind mir noch so viele Fehler aufgefallen, die halt gerade in der Kommunikation mit Endkunden einfach nicht gehen. Ich habe sie auch mehrfach darauf hingewiesen, dass sie doch bitte nochmal drüber schaut, bevor sie was schickt (fehlende Leerzeichen, schlecht formatiert, falsche Daten), aber muss man sowas wirklich mehrfach sagen..? Das hat ja nichts mit "verstehen" zu tun sondern mit gesundem Menschenverstand?

Wie gesagt, uns war allen klar, dass es seine Zeit dauert und wir möchten ihr die auch lassen. Nur dass halt nach 2 Monaten die 3 fixen Aufgaben die sie hat immernoch nicht richtig klappen..

Ich habe mir mal einiges für das Gespräch mit ihr aufgeschrieben, aber ich kann ihr ja schlecht vorhalten welche Fehler sie noch macht. Ich würde ihr auch gerne was positives sagen, aber viel ist es dann halt nicht. Weder von den soft skills noch von den hard skills her. Ich denke ich werde es hauptsächlich so angehen, dass ich versuche rauszufinden, was ihr fehlt oder was sie anderes von uns braucht. Mehr Erklärung, langsamer, mehr Zeit für Notizen, mehr Kontrolle?

Falls noch jemand Input hat gerne her damit!