Mit welcher Systematik Dokumente ordnen?

Hallo liebes Forum,

ich habe gerade folgendes Problem: Die Ordnung.

Als man noch klein war, hatte man noch nicht so viele Dokumente. Man hatte eine Geburtsurkunde und Schulzeugnisse und das war es wohl im Großen und Ganzen und man hatte nicht die Verantwortung den Papierkram zu ordnen.
Mittlerweile bin ich Anfang zwanzig und habe mir zwei Ordner zugelegt:
1 Ordner mit Zeugnissen aller Art + 1 Ordner wo der ganze Rest reinkommt - und da scheint das Problem zu liegen.

Mietverträge aus den letzten Jahren, Stromabrechnungen, Ausbildungsvertrag, Bahncard matters, Meldedokumente, Schulbestätigungen vergangener Tage, Internetverträge, Lohnabrechnungen, Bankangelegenheiten, Notizzettel wo Versicherungsnummern draufstehen, Geburtsagskarten, Flyer von Restaurants - ALLES.
Langsam wird der Ordner immer voller und ich habe ehrlich gesagt keine Ahnung in welche Bereiche ich die ganzen Dokumente nun splittern soll, sprich welche Ordner mit welchen Themengebieten sinnvoll sein sollten.
Ich weiß auch nicht, wie viele Blätter ich am besten in eine Klarsichtfolie reinlegen sollte, im Moment sind z.B. alle Dokumente über dieselbe Wohnung in einer Klarsichtfolie, aber irgendwie wird die immer voller und so übersichtlich ist es auch nicht.

[Ich habe sogar noch fast alle Hefte und Schnellhefter von der fünften Klasse bis jetzt, von der vierten Klasse habe ich auch noch etwas.]

Ich habe das Gefühl, dass ich in dem Papierkram meines mehr als zwanzigjährigen Lebens langsam untergehe.


Bitte um Ratschläge 🙁

Hallo,

darüber habe ich mir auch schon viele Gedanken gemacht und verschiedene Optionen probiert. Inzwischen habe ich das richtig für mich gefunden:

Je einen Ordner pro Thema und einen für den Rest. Wird der Ordner für Rest zu voll, definiere ich einfaches ein neues Thema und "verschiebe" entsprechende Dokumente. Innerhalb jedes Ordners habe ich Register, die die Unterthemen voneinander abgrenzen. Klarsichthüllen verwende ich nur in Ausnahmefällen.

Meine Themen sind z.B.: Auto - Beruf - Persönlich - Wohnung - Rest. Beim Wechsel des Autos, des Arbeitsgebers oder der Wohnung lege ich jeweils einen neuen Ordner an.

Auto: Steuer - Versicherung - Wartung - Rest
Beruf: Lohnbescheinigungen - Reisekostenabrechnungen - Vertragliches - Rest
Persönlich: Altersvorsorge - Sozialversicherungsnachweise - Rententhemen - Rest
Wohnung: Energieversorger - Hausratversicherung - DSL-Provider - Vermieter - Rest
Rest: Alles andere

Ich habe also nicht nach Kategorie geordnet also z.B. alle Versicherungen in einen Ordner. Posteingänge ordne ich daher immer zuerst dem Hauptthema zu und entscheide dann je Thema. Gleiches mache ich mit Mails. Für mich funktioniert das seit Jahren prima und vielleicht kannst du damit was anfange.

LG

Ist nicht schwer:
Das Herzstück eines Ablagesystems ist die Entwicklung von geeigneten Kategorien, unter die die Unterlagen einzuordnen sind.
z.B. chronologisch, nach Inhalten, nach Personen, nach Sachgebieten u.ä. Sie müssen ein für sich passendes System finden. Dazu gehört z.B. auch zu entscheiden, welche Unterlagen der Familienmitglieder getrennt oder gemeinsam gesammelt werden sollen.
Die wichtigsten Unterlagen in einem Extra-Ordner bzw. einer Extra-Mappe zu sammeln, so daß diese im Notfall schnell zur Hand sind.
Richte eine Ablage für die Dokumente ein, die frisch reinkommen und nicht gleich einsortiert werden können oder sollen.
Zu bezahlende Rechnungen und Dokumente, die in irgendeiner Form bearbeitet werden müssen, sollten nirgendwo einsortiert werden, sondern gut sichtbar auf einen Platz legen, an dem man häufig vorbeikommt.
Überprüfe beim Einsortieren von Unterlagen immer kurz, ob das neue Dokument vielleicht ein älteres ersetzt, das dann aussortiert werden kann.
Eine effiziente Ablage für private Dokumente? Kein Problem!

Chronologisch ordnen nach Jahr und Monat. Das ist auch immer eindeutig einzuordnen. Dinge die zusammen gehören, wie beispielsweise mehrseitige Schreiben, werden zusammen getackert. Dann bekommen die ganzen Dokumente eine laufende Nummer oben rechts in die Ecke, die ebenfalls Jahr und Monat enthält bsp. 2015-05-00001, 2015-05-00002,... usw. Diese Nummern schreib ich dann in eine Excel-Tabelle mit kurzer Beschreibung des Dokuments, dem vollständigen Datum, wenn vorhanden Absender/Empfänger/Vertragspartner und ganz wichtig ein Stichwortfeld wo ich Begriffe reinschreibe nach denen ich später filtern kann wenn ich ein Dokument suche. Zusätzlich hab ich noch ein Referenzfeld wo alle Nummern von anderen Dokumenten reinkommen die unmittelbar mit diesem Dokument zutun haben.

Erstens nach Themen sortieren z. B. Mietverträge, Rechnungen, Sparverträge, Versicherungen und dann jeweils nach dem Alphabet und innerhalb dem Alphabet nach Datum. Ganz einfach.

Hey guck doch einfach mal auf der Seite hier vorbei da wird es relativ gut erklärt