Ganz so einfach, wie manche sich das hier vorstellen, ist es leider nicht. Als ich vor ca. 1,5 Jahren an Corona erkrankt war, bin ich 2 Wochen ausgefallen. In der Woche meiner Rückkehr hatte meine Kollegin Urlaub. Wenn ich noch eine Woche länger krank gewesen wäre, hätte meine Kollegin ihren Urlaub verschieben müssen (obwohl er längst genehmigt war). Das hat mein Chef von ihr erwartet.
Das ist ja zunächst mal ein Problem zwischen den beiden und nicht deines. Wenn jemand krank ist, ist er krank. So ohne Weiteres darf auch ein genehmigter Urlaub nicht einfach widerrufen werden.
Das Problem ist, dass unser Aufgabengebiet sehr groß und komplex ist und man für die Einarbeitung viel Zeit braucht. Wir können als Vertretung keine Leute aus anderen Bereichen oder Azubis zu uns ins Büro setzen. Die wüssten alle gar nicht, was sie tun sollten.
Eine Vertretung muss i. d. R. weder alles machen können, noch muss sie genau so viel wissen wie du. Sie muss den Laden bloß am Laufen halten. Zur Not sagt man, dass man lediglich die Vertretung sei und fertig. Ein gutes Sekretariat zeichnet aus, dass man Infos so aufbereitet und vorhält, dass Dritte (z. B. die genannte Vertretung) auch ohne große und persönliche Einarbeitung verstehen, wie etwas zu erledigen ist und diese Infos schnell finden. Das Zauberwort heißt Sekretariatshandbuch. Man muss für die Erstellung ein bisschen Zeit und Hirnschmalz investieren - kann man gut in ruhigeren Zeiten wie Ferien in Angriff nehmen. Die Themen könntet ihr euch aufteilen. Wenn es dann einmal steht kann jeder damit deinen Job schnell übernehmen. Detailwissen kommt für diese Leute mit der Zeit hinzu, falls es mal längerfristigere Abwesenheiten zu überbrücken gilt. (Solch ein Handbuch hat noch einen weiteren Vorteil: Falls mal eine von euch geht und eine neue Kraft eingearbeitet werden muss, kann man sich anhand dieser Übersicht geordnet durch alle relevaten Themen arbeiten und der/die Neue hat auch gleich etwas, wo er/sie nachschlagen kann, falls Infos nicht mehr abrufbar sind.)
Mit Verlaub: Eure Unstimmigkeiten wirken unprofessionell bis unreif. Eure Chefs haben euch home office zugestanden; also ist es an euch, Lösungen zu finden, wie ihr euch vernünftig abstimmt. M. W. kann das Recht auf home office auch jederzeit wieder kassiert werden, wenn die Umsetzung nicht klappt. Also Obacht!
Gestaltet einen Planer, auf den ihr gemeinsam Zugriff habt. Langfristig geplante Termine/Abwesenheiten werden da eingetragen, Hintergründe auszuführen (z.B. Facharzttermin) ist nicht nötig, führt nur zu Diskussionen, da jeder schon aufgrund seiner beschriebenen anderen privaten Situation auch andere Prios hat.
Den Terz vor deinem Urlaub im Feb verstehe ich nicht. Deine Kollegin muss sich doch nicht noch während du da bist, also Ende Januar, auf deinen bald beginnenden Urlaub ausrichten. Da plant man rechtzeitig einen Tag für die Übergabe - so nah wie möglich zum Urlaubsbeginn, aber eben trotzdem so, dass es bei beiden passt. Wenn der Übergabetag dann 4 Tage vor deinem Urlaubsstart liegt, weil sie an den 3 Tagen vor deinem Urlaub aus welchen Gründen auch immer nicht im Büro ist, schreibst du diese Besonderheiten, die während der 3 Tage hinzukommen, eben noch in eine E-Mail. Alles andere halt vorher. Ich finde deinen Anspruch schon ein bisschen feist, dass sie ihre Termine gefälligst so planen soll, dass es für dich absolut optimal passt. Hier bedarf es eines Kompromisses, der euer beider Ansprüche berücksichtigt.
Und wenn ihr es mit Tauschterminen fürs HO nicht auf die Kette kriegt, wird eben nicht mehr getauscht. Dann weiß jeder rechtzeitig, woran er ist, andererseits nehmt ihr euch damit natürlich viel Flexibilität.
Nur weil der Urlaub deiner Kollegin an deinen HO-Tagen beginnt, MUSS sie doch wohl bitte in dieser Woche nicht tauschen, nur damit du auch HO machen kannst. Es wäre nett, ja, aber wenn es bei ihr nunmal nicht passt, dann passt es eben nicht. Hier gilt "Shit happens!"
Bzgl. des pünktlichen Feierabends würde ich die Termine rechtzeitig über die genannte gemeinsame Datei ankündigen, an denen du pünktlich weg musst, das am betreffenden Morgen noch einmal in Erinnerung bringen und dann mit Hinweis darauf auch gehen.
Das Jahresende/der Jahresanfang ist ein schöner Anlass, um mal das vergangene Jahr Revue passieren zu lassen, zu überlegen, was gut war und was weniger gut. Bei Letzterem dann, was man ändern könnte und wie, das dann ausarbeiten und schriftlich festhalten. So kann auch keiner sagen, er habe das nicht mehr gewusst oder gar anders verstanden. Ich würde euch vorschlagen, euch bei einem gemütlichen Adventskaffee mal zusammenzusetzen und zu überlegen, wie ihr u.a. euer Abstimmungshickhack löst, vielleicht auch was ihr zur Verbesserung der Stimmung tun könnt. Bereitet dieses Gespräch getrennt voneinander vor, sammelt eure Themen. Damit die wichtigen auch wirklich aus euer beider Sicht zur Sprache kommen, legt zuvor Oberbegriffe fest. Wenn ihr das alleine nicht hinbekommt, dann frag deinen Chef, ob ihr einen Moderator dazu holen könnt. Ihr würdet gerne eure Zusammenarbeit optimieren, daran sei ihm ja sicherlich auch gelegen, wie er ja immer wieder betont. Dann dürfte einem konstruktiven Gespräch nichts im Wege stehen, ihr optimiert euer Miteinander und die Stimmung sollte danach auch wieder besser sein.
